DXの推進、システム老朽化などの理由から、従来型ERPシステムを新ERPシステムに移行する企業が増えています。しかし、システムリプレイスは新規にシステムを構築するよりも難しく、スケジュール遅延やコスト増大といったリスクもあります。リプレイスを行うにはリスクも考慮した計画を立て、進め方に沿って作業を進めることが重要です。
そこで、ここでは新しいERPシステムにリプレイスする前に社内で行っておくべき事前準備（プロジェクトチーム設置～要件定義）について詳しく解説します。
プロジェクトチームを設置し、チームメンバーの責任や役割を明確化します。システムをリプレイスする場合、システムを担当する部門だけでなく、実際にシステムを利用する部門のメンバーの参画も必要です。
現行システムの仕様を把握し、使用しているデータやファイル形式、トラブル発生時の対処法なども確認しておきます。
各部署の課題をヒアリングし、解決すべき課題に優先順位をつけます。理想はすべての課題を解決することですが、搭載機能が増えるほど費用が高くなるので、どの課題を解決したいのか順位付けすることは大事です。
HPなどからベンダー情報を収集し「導入目的に合っているか」「導入費用は予算内か」「課題解決に必要な機能が搭載されているか」「カスタマイズ性があるか」「他システムとの連携があるか」「サポート体制は充実しているか」についてチェックします。自社が譲れないポイントを明確にしておき、メリットがより多く得られるERPを選びます。
準備内容も含めたリプレイス導入スケジュールを決めます。イレギュラー作業やトラブルに対応するため、余裕を持たせたスケジュールにすることが重要です。
要件定義とは、システムに実装したい機能や業務プロセスの改善有無などを文書にまとめておく工程です。必要な機能や仕様、インターフェースなどを確認し、必要に応じて業務フローを見直し、システムに合わせて新しい業務フローを構築します。要件定義をきちんとまとめておかないと、本来の要望から外れたERPとなる可能性が高くなってしまうため、非常に重要な工程です。
RFP(Request for Proposal：提案依頼書）は、企業がシステムの構築、導入、リプレイスや業務委託を行う際、発注側企業がシステムベンダーやSIerに対し、自社システムに必要な要件、実現したい業務、解決したい課題などを示す書類です。
ベンダーやSIerでは発注企業が作成したRFPをもとにシステム提案をします。もしRFPがない場合、発注準備の手間やコストを削減できますが、発注側企業が求めるシステム要件が適切に伝わらず、独自解釈したシステム要件でシステム提案を受ける可能性も出てきます。また、伝え漏れが生じて提案に不備が生じることもあります。
RFPがあれば、自社が求めているシステム要件をベンダーやSIerに正しく伝えることができるので、目的とするシステム提案を受けることができます。それだけでなく、RFP作成中に自社システムの現状を見直して課題を確認することもでき、ベンダー選択時の比較項目も明確になります。
一般的なシステム導入・移行プロセスは「プロジェクトの位置づけ確認」「RFP策定」「システム内容確定」「ベンダー選定」「システム構築」という流れになりますが、RFP策定の前に、全システムの中でリプレイスシステムがどの位置づけにあるのか確認することが重要です。もし、他システムに大きく影響する場合、IT戦略や経営課題も踏まえて全社的システム計画として考える必要があります。
RFP作成において重要なポイントは「自社システムの実情と課題（As Is）」と「どのようなシステムにしたいのか（To Be）」がベンダーやSIerに伝わるような構成にすることです。策定する会社の状況や目的によってRFPの構成要素は異なりますが、主な構成要素は以下のようになります。
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ここでは、既存の問題点を解決に導くおすすめのERP財務会計システムを紹介しています。
（対応領域）
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【選出した条件について】
このサイトでは、デロイトトーマツ経済研究所の「基幹業務パッケージソフト（ERP）の市場展望【2023年度版】」（https://mic-r.co.jp/mr/02780/）にて、大手向けに分類されているERPで財務会計分野のある13社。さらに、「ERP 財務会計 大手向け」でGoogle検索（2023年10月20日）、公式サイトがヒットするERPベンダーを加えた23社の製品を紹介しています。
※上記ERPの中から、3つのリプレイスの課題に対応できるERPを紹介。（公式サイトの記述を参照しています）
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